江蘇省財政廳關(guān)于印發(fā)《江蘇省政府采購檔案管理暫行辦法》的通知

蘇財規〔2009〕10號

各省轄市財政局、省各有關(guān)部門(mén)單位、省級集中采購機構、省級部門(mén)集中采購機構、采購代理機構：

    為進(jìn)一步加強對我省政府采購檔案管理，有效保護和利用政府采購檔案資源，根據《中華人民共和國政府采購法》、《江蘇省檔案管理條例》等有關(guān)規定，我們制定了《江蘇省政府采購檔案管理暫行辦法》，現印發(fā)給你們，請遵照執行。

   

    附件：江蘇省政府采購檔案管理暫行辦法

           江蘇省財政廳

二○○九年十二月二十七日

附件：

江蘇省政府采購檔案管理暫行辦法

第一章 總 則

第一條 為加強政府采購檔案管理工作，有效保護和利用檔案資源，根據《中華人民共和國政府采購法》、《江蘇省檔案管理條例》等有關(guān)規定，結合我省實(shí)際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱(chēng)政府采購檔案是指在政府采購活動(dòng)中形成的具有查考、利用和保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式（載體）的歷史記錄。

第三條 本辦法適用于江蘇省內各級政府采購監管部門(mén)、采購人和采購代理機構對政府采購檔案的收集、歸檔、保管、使用和銷(xiāo)毀等活動(dòng)。

第四條 政府采購檔案工作實(shí)行統一領(lǐng)導、分級管理的原則。各級政府采購監管部門(mén)負責本級政府采購檔案工作的管理和監督，并接受同級檔案行政管理部門(mén)的指導、監督和檢查。

第五條 各級政府采購監管部門(mén)、采購人和采購代理機構以及政府采購相關(guān)人員都有保護政府采購檔案的義務(wù)。

第六條 政府采購檔案歸檔實(shí)行“誰(shuí)組織。誰(shuí)負責”。采購代理機構組織采購的檔案由采購代理機構負責歸檔，其中采購文件、評審報告及供應商的采購響應文件等相關(guān)資料應同時(shí)報送采購人存檔備查；采購人自行組織采購的檔案，由采購人負責歸檔。

第七條 各級政府采購監管部門(mén)、采購人和采購代理機構應加強政府采購檔案管理，維護檔案的完整、準確與安全，便于社會(huì )各方面利用。

第二章 政府采購檔案的內容和范圍

第八條 政府采購檔案具體包括：

（一）政府采購預算執行文件

1．政府采購預算表；

2．政府采購計劃申報表和審核表；

3．有關(guān)政府采購預算和計劃的其他資料。

（二）政府采購前期準備文件

1．委托代理采購協(xié)議書(shū)；

2．核準采購進(jìn)口產(chǎn)品的相關(guān)審批資料；

3．自行組織采購的申請及批復資料；

4．采購方式變更申請及批復；

5．采購文件及采購人確認記錄，包括評標辦法、評標細則、評標紀律等有關(guān)文件、資料；

6．采購公告、資格預審公告及其變更事項（包括報刊及電子網(wǎng)站等媒體原件或下載記錄等）；

7．獲取采購文件或資格預審文件的供應商名單登記表；

8．專(zhuān)家咨詢(xún)論證會(huì )記錄；

9．已發(fā)出采購文件或資格預審文件的澄清、修改說(shuō)明和答疑記錄；

10．供應商資格審查情況報告；

11．評審專(zhuān)家名單及抽取記錄；

12．庫外專(zhuān)家使用備案審核表。

（三）政府采購開(kāi)標（含談判、詢(xún)價(jià)）文件

1．采購響應文件及有關(guān)資料等；

2．在遞交采購響應文件截止時(shí)間前供應商對遞交的采購響應文件進(jìn)行補充、修改或撤回的記錄；

3．采購項目樣品送達記錄；

4．接受供應商投標或談判的記錄；

5．開(kāi)標一覽表；

6．開(kāi)標（談判、詢(xún)價(jià)）過(guò)程有關(guān)記錄；

7．開(kāi)標（談判、詢(xún)價(jià)）過(guò)程中其他需要記載的事項。

（四）政府采購評審文件

1．評審專(zhuān)家簽到表及現場(chǎng)監督人員簽到表；

2．評審專(zhuān)家評審工作底稿等評審過(guò)程記錄；

3．供應商的書(shū)面澄清記錄；

4．評標或談判報告，包括無(wú)效供應商名單及說(shuō)明、中標（成交）候選供應商名單等；

5．經(jīng)監督人員簽字的現場(chǎng)監督審查記錄；

6．評審過(guò)程中其他需要記載的事項。

（五）政府采購中標（成交）文件

1．采購人對采購結果的確認意見(jiàn)；

2．中標或成交通知書(shū)；

3．采購結果公告（公示）記錄（含報刊及電子網(wǎng)站等媒體原件或下載記錄等）；

4．公證書(shū)；

5．與中標（成交）相關(guān)的其他文件資料。

（六）政府采購合同文件

1．政府采購合同；

2．政府采購合同依法補充、修改、中止或終止等相關(guān)記錄。

（七）政府采購驗收及結算文件

1．項目驗收記錄；

2．政府采購項目質(zhì)量驗收單或抽查報告等有關(guān)資料；

3．發(fā)票復印件及附件；

4．其他驗收文件資料。

（八）其他文件

1．供應商質(zhì)疑材料、處理過(guò)程記錄及答復；

2．供應商投訴書(shū)、投訴處理有關(guān)記錄及投訴處理決定等；

3．采購過(guò)程中的音像資料；

4．其他需要存檔的資料。

第三章 政府采購檔案收集、整理與保管

第九條 各級政府采購監管部門(mén)、采購人和采購代理機構應依法做好政府采購檔案的收集、整理和保管工作，明確檔案管理人員工作職責并建立崗位責任制度。

第十條 政府采購合同簽訂后三個(gè)月內或項目竣工驗收后一個(gè)月內，由項目經(jīng)辦人員或責任人將該采購項目的全套文件材料進(jìn)行收集整理后移交檔案管理人員歸檔。

第十一條 政府采購檔案的歸檔要求

（一）內容齊全完整；

（二）規格標準統一；

（三）要求是原件的，不可用復印件替代；

（四）簽名、印鑒手續齊全，首頁(yè)應有“政府采購檔案目錄”字樣；

（五）符合國家有關(guān)檔案質(zhì)量標準，便于保管和利用。

第十二條 檔案管理人員應按照檔案管理的要求，負責收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄，保證政府采購檔案標識清晰、保管安全、存放有序、查閱方便。光盤(pán)、磁盤(pán)等無(wú)法裝訂成冊的應在檔案目錄中統一編號，單獨保存。

第十三條 政府采購檔案按照年度順序編號組卷，卷內材料按照政府采購工作流程排列，依次為項目預算及預算執行文件、項目采購準備文件、項目開(kāi)標（談判、詢(xún)價(jià)）文件、項目評審文件、采購結果文件、項目采購合同文件、項目驗收文件及其它文件資料。

第十四條 政府采購檔案的保存期限按照政府采購法律法規和檔案管理有關(guān)規定執行。

第十五條 采購人和采購代理機構因合并、撤銷(xiāo)、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止和辦理注銷(xiāo)登記手續之前形成的政府采購檔案，應按檔案管理的有關(guān)規定移交相關(guān)部門(mén)。

第四章 政府采購檔案的使用、移交與銷(xiāo)毀

第十六條 各級政府采購監管部門(mén)、采購人和采購代理機構應當建立健全政府采購檔案查閱、使用制度。除法律另有規定外，未經(jīng)批準，不得擅自查閱、復印或出借政府采購檔案。

第十七條 檔案使用者應對檔案的保密、安全和完整負責，不得傳播、污損、涂改、轉借、拆封、抽換。

第十八條 檔案管理人員工作變動(dòng)，應按規定辦理檔案移交手續，并經(jīng)單位負責人簽字確認。

第十九條 保管期滿(mǎn)的政府采購檔案，應按照檔案主管部門(mén)及檔案法規規定程序和手續進(jìn)行銷(xiāo)毀。

第五章 監督檢查與法律責任

第二十條 采購人和采購代理機構的檔案工作，應當接受政府采購監管部門(mén)的監督檢查。

第二十一條 采購人、采購代理機構違反規定隱匿、銷(xiāo)毀應當保存的采購文件或者偽造、變造采購文件的，由政府采購監督管理部門(mén)依照《中華人民共和國政府采購法》等法律法規予以處理處罰。

第二十二條 政府采購監管部門(mén)、采購人和采購代理機構有下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門(mén)依照《江蘇省檔案管理條例》等法律法規予以處理處罰。

注：1.本檔案以公開(kāi)招標為例，其他采購方式的項目檔案可參照本目錄收集、整理歸檔。

    2.采購過(guò)程中形成的除上述目錄以外的與采購活動(dòng)和結果有關(guān)的檔案,也應保存。