企業(yè)采購需求管理的內涵及價(jià)值

 

（一）采購需求管理的內涵

 

采購需求是指采購人為實(shí)現采購目標擬定的采購標的及其需要滿(mǎn)足的技術(shù)、商務(wù)要求。其中，技術(shù)要求是指對采購標的的功能和質(zhì)量要求，包括性能、材料、結構、外觀(guān)、安全，或者服務(wù)內容和標準等；商務(wù)要求是指取得采購標的的時(shí)間、地點(diǎn)，財務(wù)和服務(wù)要求，包括交付（實(shí)施）的時(shí)間（期限）和地點(diǎn)（范圍），付款條件，包裝和運輸，售后服務(wù)，保險，知識產(chǎn)權歸屬與保密要求等。

 

采購需求管理有狹義與廣義之分。狹義的需求管理主要指編制需求的過(guò)程。廣義的需求管理包含需求的編制、審核、執行、反饋、評價(jià)等內容。需求是采購活動(dòng)的“原料”，影響著(zhù)整個(gè)采購活動(dòng)的質(zhì)量，可以說(shuō)采購活動(dòng)就是落實(shí)需求的過(guò)程。因此，從采購全流程管理的角度來(lái)看，企業(yè)采購需求管理包含上述廣義需求管理的各項內容，最終解決買(mǎi)什么、買(mǎi)多少、何時(shí)買(mǎi)、怎么買(mǎi)、買(mǎi)的效果好不好的問(wèn)題。

 

（二）采購需求管理的價(jià)值

 

1.優(yōu)化外部資源引入，提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)績(jì)效

 

企業(yè)是各種資源的集合體，企業(yè)的競爭優(yōu)勢來(lái)源于其所擁有的資源，通過(guò)對資源的識別、占有與配置來(lái)獲取持續的競爭優(yōu)勢。采購是企業(yè)從外部獲取資源的主要途徑，要保證采購活動(dòng)為企業(yè)帶來(lái)的是增值效應，即以合理的成本獲得市場(chǎng)上的優(yōu)質(zhì)資源，彌補自有資源上的短板，就必須認真制定采購需求。對采購人而言，好的采購需求反映了企業(yè)內部各項業(yè)務(wù)的發(fā)展目標和策略，保證了采購標的規格標準的科學(xué)性、合理性和前瞻性。對供應商而言，明確的采購需求向其傳達了清晰準確的供求信息和功能取向，幫助供應商提升產(chǎn)品服務(wù)的適配性，為采購人創(chuàng )造更大價(jià)值。

 

2.持續降低采購總擁有成本，為“過(guò)緊日子”做準備

 

采購部門(mén)要充分發(fā)揮降本增效作用，必須考慮兩個(gè)要素，一是降低總擁有成本，二是持續降本，實(shí)現這兩點(diǎn)都離不開(kāi)科學(xué)合理的采購需求。首先，在測算采購成本時(shí)，不僅考慮采購標的物的購置成本，還應考慮在全生命周期內的運營(yíng)維護成本，即總擁有成本，包括運輸交付、退貨換貨、維修維保、備品備件、版本升級等。在采購實(shí)踐中，運營(yíng)維護成本接近或高于產(chǎn)品本身購置成本的情況并不鮮見(jiàn)。其次，采購壓降成本分為兩個(gè)層次：低層次降本是通過(guò)談判和競爭壓降采購價(jià)格，本質(zhì)是壓縮供應商的利潤空間，對持續降本的貢獻有限；高層次降本是通過(guò)價(jià)值分析合理制定需求，即依據“價(jià)值=功能/成本”原則，在滿(mǎn)足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的前提下，去除冗余功能需求，簡(jiǎn)化過(guò)度復雜功能需求，降低不必要的高成本需求，使采購價(jià)值最大化，實(shí)現持續降本。

 

3.形成有效權力制約，提升采購公平公正性

 

集中采購部門(mén)要發(fā)揮好需求部門(mén)與供應商之間的“隔離網(wǎng)”作用，避免集權模式下需求部門(mén)的“一言堂”地位所導致的采購決策風(fēng)險、操作風(fēng)險與道德風(fēng)險，不能僅停留在形式合規、程序合規層面，而是應深入到采購項目實(shí)質(zhì)，全面嚴格審查采購需求，憑借對采購標的物行業(yè)與品類(lèi)特點(diǎn)、市場(chǎng)商情的掌握，從采購角度提出專(zhuān)業(yè)審查意見(jiàn)，避免需求存在傾向性和歧視性，嚴守采購公平公正的底線(xiàn)。

 

企業(yè)采購需求管理存在的主要問(wèn)題

 

（一）對采購需求的重要性理解不到位

 

采購工作敏感復雜，規章制度多，違規風(fēng)險大。為保證合規，需求部門(mén)往往秉持“程序至上主義”，即認為采購工作的第一要務(wù)是按制度履行程序，只要經(jīng)過(guò)集中采購，流程和結果就是合規的，從而忽視了需求管理這一采購工作的基石。在這種思想的影響下，需求部門(mén)簡(jiǎn)單倉促論證需求，抓緊交給采購部門(mén)走流程。而采購部門(mén)面對紛繁復雜涉及各行各業(yè)的采購需求，受自身人力及專(zhuān)業(yè)知識所限，審查的深度及廣度難免有所欠缺。

 

（二）采購需求存在多種瑕疵

 

在實(shí)際工作中，采購需求主要存在以下五方面瑕疵：第一，采購需求必要性不充分，存在“貪大求全”“低用高配”“重復購買(mǎi)”等情形。第二，采購需求以小拖大，被供應商進(jìn)行釣魚(yú)式營(yíng)銷(xiāo)，首次采購規模較小，供應商低價(jià)中標，后續不斷增加采購需求，供應商提高報價(jià)，迫使采購人高價(jià)延續采購。第三，需求指標不夠具體明確，僅做原則性的籠統描述，導致供應商響應需求和報價(jià)的彈性過(guò)大，難以有效篩選出優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品和服務(wù)，且不利于成本控制。第四，采購需求存在傾向性和歧視性，為特定供應商或量身定制，或者以不合理條件限制和排斥其他供應商，給采購活動(dòng)的公平競爭帶來(lái)隱患。第五，采購需求缺乏前瞻性、系統性和整體性，對分散需求或多年需求缺少統籌，倒逼采購部門(mén)對同類(lèi)事項進(jìn)行多次采購，降低集中采購規模效應和工作效率。

 

（三）采購需求缺乏科學(xué)論證

 

采購是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性、綜合性、實(shí)踐性很強的學(xué)科，融合了經(jīng)管學(xué)科以及采購標的物相關(guān)行業(yè)等不同領(lǐng)域的知識。要制定出科學(xué)合理的采購需求，一是要具備相關(guān)專(zhuān)業(yè)人才，二是需要潛心研究、多方比對、科學(xué)論證，這兩點(diǎn)要素在部分采購項目中都存在缺位。一方面，企業(yè)員工大多是企業(yè)主營(yíng)業(yè)務(wù)相關(guān)專(zhuān)業(yè)人才，懂主營(yíng)業(yè)務(wù)，但未必能全面掌握業(yè)務(wù)相關(guān)貨物服務(wù)的技術(shù)指標、生產(chǎn)工藝和行業(yè)特性。另一方面，大多數需求部門(mén)沒(méi)有專(zhuān)人專(zhuān)崗負責需求管理工作，而是由采購事項相關(guān)業(yè)務(wù)人員兼職制定采購需求，其本職工作任務(wù)已較為繁重，且未必具備相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識，難以對采購需求進(jìn)行全面深入論證。基于以上實(shí)際情況，部分項目采購需求或通過(guò)網(wǎng)上搜索下載、向同業(yè)索取等非專(zhuān)業(yè)渠道獲取，或直接照抄之前類(lèi)似項目，甚至由個(gè)別潛在供應商代寫(xiě)。

 

 

企業(yè)加強采購需求管理的措施

 

（一）構建內部控制體系，壓實(shí)需求部門(mén)主體責任

 

采購涉及重點(diǎn)資源引入和大額資金支出，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)的支持保障，也是企業(yè)管理的重點(diǎn)風(fēng)險領(lǐng)域。要全流程、系統性地做好采購需求管理工作，制度建設、權責劃分是前提和基礎。第一，應在制度中明確由需求部門(mén)對采購需求編制負主體責任，以此促進(jìn)其改變以往重流程、輕實(shí)質(zhì)的固有認識，加強需求調查研究。第二，圍繞需求管理，構建覆蓋立項論證、預算審批、需求編制與審查、履約驗收等全流程合作制約機制，明確需求部門(mén)、財務(wù)部門(mén)、采購部門(mén)工作職責與流程。第三，分層次構建內控合規、審計檢查、紀檢派駐等相關(guān)部門(mén)對采購工作的審查監督、檢查調查、責任追究機制，傳導廉潔合規理念，形成長(cháng)效治理體系。

 

（二）加強采購需求審查，提升需求質(zhì)量

 

采購部門(mén)應立足自身崗位職責，履行好采購需求審查職責，從必要完整性、科學(xué)適當性、具體準確性、合法合規性四個(gè)方面開(kāi)展審查。必要完整性指采購需求以滿(mǎn)足企業(yè)實(shí)際需要及財務(wù)管理制度為前提，充分整合同類(lèi)采購需求，統籌考慮采購標的全生命周期內涉及的各類(lèi)因素。在實(shí)踐中，對于長(cháng)期使用的采購標的物，在首次采購時(shí)就統籌確定合理期限內的升級維保及備品備件費用，不僅可以充分利用首次采購時(shí)的買(mǎi)方優(yōu)勢提高議價(jià)能力，還能大大減少后續相關(guān)維修維保事項采購工作量。科學(xué)適當性指采購需求應體現企業(yè)業(yè)務(wù)和采購標的的市場(chǎng)主流發(fā)展方向，符合國家與行業(yè)標準，指標設置高低適當，避免過(guò)高需求造成“奢侈采購”，以及過(guò)低需求造成“無(wú)效采購”。在實(shí)踐中，對于如家具、物業(yè)等通用性采購標的，政府部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì )等權威機構制定的采購需求技術(shù)標準有很大的參考示范作用，企業(yè)可結合自身需求參考使用。具體準確性指采購需求應當表述規范、清晰和準確，說(shuō)明采購標的的功能、應用場(chǎng)景、目標等基本要求，并盡可能明確其中的客觀(guān)、量化指標。合法合規性指采購需求應符合招標采購、行業(yè)監管及民商事相關(guān)法律法規，最大限度地保證市場(chǎng)競爭，不設置帶有歧視性、傾向性或者排他性的標準要求。

 

（三）完善采購品類(lèi)管理機制，開(kāi)展需求標準化建設

 

企業(yè)采購標的物品類(lèi)繁多，涉及多個(gè)行業(yè)，要兼顧采購需求質(zhì)量與采購工作效率，必須梳理各品類(lèi)特點(diǎn)，歸集同一品類(lèi)需求，變分散式采購為集約式采購，同時(shí)開(kāi)展需求標準化建設，促進(jìn)同類(lèi)采購事項標準統一。

 

在品類(lèi)管理方面，一是確定各品類(lèi)的需求歸口管理部門(mén)，由其定期梳理各品類(lèi)產(chǎn)品特點(diǎn)與市場(chǎng)行情，開(kāi)展需求評估分析，研究相關(guān)品類(lèi)的關(guān)鍵技術(shù)標準；二是采購部門(mén)與需求部門(mén)加強協(xié)同合作，根據歷史采購數據與未來(lái)工作計劃，做好采購需求預測與整合工作，避免分散采購和急用急采導致需求重復論證、倉促制定。在實(shí)踐中，筆者所在企業(yè)根據采購標的物的采購規模、標準化與屬地化程度，分級制定年度集中采購目錄，確定重點(diǎn)采購品類(lèi)；結合業(yè)務(wù)部門(mén)職責與項目具體需求，劃分重點(diǎn)品類(lèi)需求歸口管理部門(mén)；通過(guò)集中采購計劃統計與管理工作，進(jìn)一步整合分散在不同部門(mén)的同類(lèi)需求；在采購前統計預測需求全量，由歸口管理部門(mén)聯(lián)合使用需求部門(mén)、其他相關(guān)專(zhuān)業(yè)部門(mén)共同論證技術(shù)標準，以此提升采購需求管理質(zhì)效。

 

在標準化建設方面，一是針對需要頻繁采購的常用貨物和服務(wù)，明確需求要素，分類(lèi)編制需求標準化范本；二是對于標準化程度高的貨物和服務(wù)，制定標準化性能指標、技術(shù)標準、驗收辦法等，進(jìn)行統一管理；三是建立采購需求信息共享機制，發(fā)布各品類(lèi)采購需求優(yōu)秀范例，提高后續同類(lèi)需求編制效率。在實(shí)踐中，筆者所在企業(yè)根據采購標的特點(diǎn)編制了多種需求及合同標準化范本，幫助需求部門(mén)快速掌握該類(lèi)采購標的的需求特點(diǎn)、要素及法律權利義務(wù)，出臺了履約驗收專(zhuān)項管理辦法，規范驗收指標設置，并通過(guò)行內采購管理系統實(shí)現信息共享，定期發(fā)布采購優(yōu)秀案例。

 

（四）打造專(zhuān)業(yè)采購團隊，加強采購需求調研論證

 

采購是一項跨部門(mén)工作，僅僅依靠采購部門(mén)單打獨斗，難以保障需求科學(xué)合理，應充分調動(dòng)發(fā)揮多方力量，加強企業(yè)內部各部門(mén)、行外專(zhuān)業(yè)人士的協(xié)同合作，提高采購需求質(zhì)量。第一，采購部門(mén)員工要注重自身能力建設，樹(shù)立終身學(xué)習意識，不僅要加強對采購制度、法律法規的學(xué)習，也要不斷提升企業(yè)主營(yíng)業(yè)務(wù)、采購標的相關(guān)行業(yè)知識的深度和廣度，從采購角度對采購需求提出專(zhuān)業(yè)化、高質(zhì)量的審查和完善意見(jiàn)。第二，加強跨部門(mén)溝通合作，必要時(shí)可打破部門(mén)界限，采用矩陣式組織結構，就較大采購事項成立專(zhuān)項采購小組，聯(lián)合業(yè)務(wù)主管部門(mén)、使用需求部門(mén)、采購部門(mén)、內部采購專(zhuān)家庫內專(zhuān)家群策群力，共同論證采購需求，在原本垂直形態(tài)組織系統的基礎上增加橫向聯(lián)系，實(shí)現人力資源與信息的彈性共享。第三，對于技術(shù)復雜、僅依靠企業(yè)內部員工難以保證需求質(zhì)量的項目，可以通過(guò)正規合法渠道，委托外部專(zhuān)家、第三方專(zhuān)業(yè)機構開(kāi)展需求論證。必要時(shí)，可面向不少于3家市場(chǎng)主流供應商開(kāi)展需求調查，收集多方產(chǎn)品行業(yè)信息，經(jīng)甄別比較后采納其中合理化建議。

 

（五）建立采購需求評價(jià)與監督機制，打造陽(yáng)光采購工程

 

采購需求管理的內容不僅包括制定與審查，還包括執行、反饋和評價(jià)，應定期考察采購需求和采購結果是否滿(mǎn)足預期目標，總結經(jīng)驗發(fā)現不足，為今后的采購工作提供決策參考，以此形成管理閉環(huán)。在評價(jià)方面，一是制定采購需求評價(jià)指標，從合規性、經(jīng)濟性和效益性三方面出發(fā)，考察采購需求在執行過(guò)程中是否存在風(fēng)險隱患，技術(shù)指標設置與采購規模是否合理適當，所購標的物是否為企業(yè)帶來(lái)了降本增效的正向收益；二是打通評價(jià)渠道，收集最終用戶(hù)對采購標的物的使用評價(jià)，取得真實(shí)的第一手評價(jià)信息。在監督方面，暢通渠道廣泛接受社會(huì )監督，優(yōu)先公開(kāi)招標或公開(kāi)征集供應商，在企業(yè)門(mén)戶(hù)網(wǎng)站及采購文件中公開(kāi)受理質(zhì)疑投訴的聯(lián)系方式，歡迎供應商及其他利害關(guān)系人對采購需求提出質(zhì)疑，避免需求存在傾向性條款和歧視性條款，提升采購客觀(guān)公正性以及透明度。